论时间管理

原文：On time management | What's new

2008 年 8 月 7 日，非技术文章, 观点 | 标签: 时间管理 | 作者：陶哲轩

因为一些评论的刺激，我终于决定把自己关于时间管理的一些想法整理出来。其实我早就开始动笔了，但很快我就意识到，我自己在时间管理方面的经验很大程度上仍处于摸索阶段（我还有一堆论文压在手头没写完）。我对这个话题也没有一个清晰统一的理念可讲，最多只能提供一些在论文写作方面零散的建议。比如我那篇关于「快速搭建框架」的文章中提到的一些做法）。此外，我能谈的也只是个人经验，这些未必适用于所有性格种类和工作环境。不过也许读者愿意在评论里分享自己的想法、经历或者建议。[还得补充一句，我自己也常常做不到这些建议，结果往往是悔不当初。]

我先随便说点没有条理的感想吧。首先，我很幸运有一些优秀的合作者，他们在合作的论文中投入了很多心力。比如最近出现在博客上的好几篇论文，很多都是由合作者主导完成的。总体来说，合写的论文比单独写更花时间，但每位作者实际分摊下来的工作量会少很多，写作质量也往往更高。而且我发现自己可以同时推进很多合写的项目（因为常常在等对方的下一步，或者等其他进展），但单独写的论文一次只能处理一篇。

[因为学期的时间安排，许多论文最终都集中在暑假完成，但实际上这些项目常常已经酝酿了很久。（比如有一篇合写的论文，我们陆陆续续写了三四年，现在才快要发表；我也曾在 2000 年前后开始思考波映射（wave maps）的整体正则性（global regularity）问题，虽然中间大多数时候都搁置着。）所以，虽然每周可能会有一篇论文发布，但不带表每周都能从零开始构思并完成一篇论文。背后往往有一个漫长的准备周期，只是这些过程大多不会被人看到。]

我每天能不能做数学，其实起伏很大。有时候能专注思考一个问题一两个小时，有时候只能整理一下自己或合作者写下的草稿，再有时候，连动脑子都不想，只想回邮件、处理些杂事，或者干脆出去走走、小憩一下。我发现，把时间安排跟这种状态对应起来，会有很大帮助。比如某个下午我刚好有空，如果感觉状态不错，我就会关上办公室的门、断网，开始写之前搁置的论文；如果没什么状态，那就处理积攒的邮件、审一篇稿子、写一篇博客，或者做一些更适合当前精力和情绪的任务。在数学研究中比较幸运的是大多数任务（除了教学，这个必须优先安排）都可以比较灵活地调整时间。[也因此，最好不要等到任务变得非常紧急、必须立刻完成的时候才动手，否则会打乱整体的时间安排。]

准确、诚实地评估某一段时间内（比如当天剩下的时间）的工作能力也非常重要。这个判断依赖很多因素，比如你身处的环境、当时的精力和动机、接下来的任务安排、资源是否可用、干扰程度等等。如果高估或低估了自己的状态，就容易接下太多或太少的任务，结果都是效率低下。这点我是亲身经历过的，两种情况都吃过亏。

虽然我的「待办清单」里有很多任务，难度、复杂度、所需时间各不相同，但只要是需要集中精力处理的任务，我都会尽量一次只做一件，其他一律推迟或停止。我发现自己只有在任务本身不需要太多专注的时候，才能进行所谓的「多任务处理」。这种情况往往出现在我对每一项任务都提不起兴趣的时候。很多任务完成所需的时间和精力，往往都超出我当下能承受的范围。这时候我会先找一个合适的暂停点，比如证明了某个关键引理，或者把一个刚刚想到的点子先记下来，这样我就可以暂时放下，之后也能顺利接上。最忌讳的是在任务尚未达到某种「存档点（closure）」前就草草放弃。那样的话，这件事不是被遗忘，就是一直挂在心头，影响别的事情，等重新开始时还得从更早的地方重新来一遍。当然，也没必要每次都要一口气做完，只要留下清晰的落脚点，之后能继续就好。举个日常的例子：我偶尔会写几封纸质信件（一般是在没状态做数学的时候），会先打出来、打印、装进信封，放进「待寄」的文件盘。但我往往不会马上去寄，通常是等到一大堆文书任务都堆起来、而又没别的更重要的事情要做时，我再一次性处理完。[我发现当电脑重启或暂时无法使用时，做这些事情的时机正好。]

一般来说，那些不需要太多注意力的任务，最好集中时间一起做；而需要高度专注的任务，则应该单独完成，尽量减少干扰。

和前面说的「存档点（closure）」类似，把一项很长的任务拆成几个相对独立的小块，也是很有帮助的。最好每一小块都有自己的成就感，能立刻看到进展。举个例子：我当初写关于庞加莱猜想的 19 篇讲义时，如果打算把它们写成一整篇冗长的大论文或专著，恐怕我永远不会动笔，更别说写完了。是因为每一讲篇幅都不大，而且可以独立成篇，我才能一步步写下来。另一个起到推动作用的办法，是提前把这些讲座的计划公布出来，等于把自己「逼到墙角」，一旦开始，就不太好半途而废。

[现在的文本编辑器有一个特别大的好处，就是可以随时保存草稿，之后慢慢补充和修改。这对写长篇论文特别有帮助，可以把写作过程拆解成一系列小任务，一步步完成。我很佩服电脑时代之前的数学家们，他们能手写出高质量的论文甚至整本书。哪怕有秘书帮忙，我自己也很难做到。]

如果有某种技能是你将来很可能会重复使用的，那就值得花时间系统地去掌握。比如 LaTeX，如果你打算写很多论文，那就不该满足于「能用就行」，而应该深入学习怎么排版表格、插图、数组等等。最近我还在尝试用宏命令一键输入一些常用的 LaTeX 模板（比如输入 \begin{theorem} … \end{theorem} \begin{proof} … \end{proof} 这样的格式）。虽然每次节省的时间很少，但累计起来还是会有效果。而且这种「自己很高效」的感觉能提振士气，尤其是在写一篇长论文的时候，这种心理暗示是很有帮助的。

有时候，有策略地适当推迟、延后、委托，甚至暂时拖延某项任务去做别的事，其实是更好的做法。有些任务没那么重要，或者随着时间过去，它本身也可能变得更容易完成。有时等到自己掌握了更多工具，或者外部条件变了，那件事就没那么棘手，甚至不需要再做了。比如我现在写的波映射论文，就拖了好几年，我自己也感到很挫败。但回过头看，搁置一段时间也许是对的。一开始的设想技术上太复杂，根本写不动。后来等到相关领域的理论工具成熟了，才终于能以一个比较合理的方式来处理。[也许这篇关于时间管理的文章本身就是个例子。我的博客里还有不少半成品的草稿，当初写的时候感觉还不到火候，还在等待灵感来完善。不是每个想法都能顺利变成一篇像样的文章；参见「用好废纸篓」那篇文章。]

最后一个建议是：选一种适合自己的工作体系，然后认真执行。一个敷衍的系统可能还不如完全没有体系。[由此也可以推得，不要试图从零搭建一个太复杂的体系，否则很难持续执行。比较可行的方法是让体系随着需要逐步演化。] 我自己的体系包括一个 PDA 同步到笔记本电脑、我的邮箱、进出文件盘，以及办公室的一块「专属」黑板。这个系统说复杂也不复杂，但也只有我自己知道怎么用。我大概也解释不清楚，但用习惯了，效果还不错。（但我真心希望那块黑板永远不要被擦掉！）不过体系的选择是非常个人化的，我也没法替别人做决定。但我确实觉得，有了体系之后，大脑可以腾出不少空间来。不用老是记着星期二下午三点要干什么，也不用反复提醒自己，X 项目、Y 项目、Z 项目要为 A、B、C 三个目的做什么。我就可以把更多的注意力投入到理解数学论证、证明难题或者其他需要思考的任务上。[而且我也挺享受把某一项任务从清单上划掉的感觉，有时候正是这种小满足，帮我应对那些原本提不起劲去做的事情。] 但另一方面，也不应过于执着于这种工作体系；我的经验是，把 1% 到 5% 的时间拿来管理时间就够了，其余 95% 到 99% 的时间应该是在真正做事。

哦，还有最后一个免责声明：有时候也要学会打破规则，很多次，我原本计划中午随便吃点、继续工作，结果被同事或访客叫去吃饭。后来发现，那顿饭不管在数学上还是其他方面，收获反而比留在办公室更多，只不过不是我预期的方式而已。（参加会议时跳过某场报告，甚至不参加会议而自己找地方写论文，也是类似的情况）